Nós sabemos o quanto reuniões podem ser vistas como momentos desgastantes ou até improdutivos. Porém, quando conduzidas a partir de um estado de consciência presente, elas se tornam espaços de clareza, conexão e avanços reais. A presença consciente em reuniões é uma habilidade que transforma relações e potencializa resultados, seja entre colegas, times, diretores ou clientes.
Nossa experiência mostra que estar atento ao momento e aos outros é diferente de simplesmente estar fisicamente presente. É uma escolha ativa, capaz de criar um ambiente de confiança e troca genuína de ideias.
Menos distração, mais conexão verdadeira.
O que é presença consciente em reuniões
Antes de apresentar práticas, queremos definir claramente este conceito que tanto impacta o nosso cotidiano.
Presença consciente é o estado de atenção deliberada ao momento, ao próprio corpo, emoções e pensamentos, além de uma escuta ativa ao que se passa ao redor durante a reunião. Isso significa participar com intenção, reconhecendo quando a mente vagueia e retornando ao aqui e agora.
Esse tipo de participação cria uma base para diálogos mais autênticos, decisões com maior clareza e relações respeitosas, reduzindo conflitos desnecessários e retrabalhos. A qualidade da reunião melhora, e rapidamente isso se revela nos resultados coletivos e individuais.
Por que esquecemos a presença consciente?
A rotina costuma nos lançar em uma sequência de tarefas, notificações e cobranças. Muitas vezes, entramos em reuniões sem sequer sair mentalmente da atividade anterior. Abrimos uma nova aba, mas a mente continua na reunião passada, nos e-mails ou até no almoço que precisa ser providenciado.
Isso acontece porque a atenção é limitada e, sem treino, somos facilmente capturados por preocupações, julgamentos ou antecipações. Quando uma reunião começa, só metade de nós está realmente ali.
A mudança começa no instante em que escolhemos voltar ao presente.
As 5 práticas para aplicar já
Agora, apresentamos as cinco práticas que aplicamos e indicamos nos nossos processos. São simples, mas provocam verdadeiros saltos de qualidade nos encontros. Escolha pelo menos uma delas para testar na próxima reunião. Depois, compartilhe suas percepções com o seu grupo, essa troca pode inspirar outras pessoas.
1. Preparação intencional antes da reunião
Comece reservando dois minutos para se preparar. Feche os olhos, respire fundo e observe como está seu corpo. Perceba onde há tensão, inquietação ou sonolência. Reconheça emoções presentes: ansiedade, apatia, entusiasmo?
- Defina sua intenção: "Quero estar aqui de verdade", "Pretendo ouvir os outros com atenção".
- Se possível, registre os pontos importantes a tratar e o resultado esperado.
A preparação intencional nos faz chegar mais inteiros no encontro, reduzindo distrações desde o início.
2. Escuta ativa, sem interrupções
Durante a reunião, faça o experimento de escutar cada fala do início ao fim, sem rebater imediatamente ou formular respostas automáticas. Isso exige disciplina, mas é libertador.
- Quando outra pessoa estiver falando, resista à tentação de olhar o celular ou abrir abas paralelas.
- Faça perguntas ao invés de pressupor o que está sendo dito.
Escuta ativa não é só ouvir: é perceber intenções, emoções e necessidades que estão sendo compartilhadas.
3. Nomear e acolher emoções presentes
Se perceber que emoções fortes surgiram, como irritação, frustração ou ansiedade —, tente dar nome para elas e acolher, sem julgar. Você pode, por exemplo, dizer internamente: "Sinto um incômodo porque a discussão se desviou do objetivo."
Se sentir abertura, pode compartilhar com o grupo, sempre de forma respeitosa, dizendo: “Gostaria de voltar ao tema proposto, pois percebo que estamos desviando”. Esse gesto simples evita desentendimentos e aproxima as pessoas.
Nomear emoções não significa expor fragilidades, mas sim criar um ambiente de confiança para todos.
4. Presença no corpo: note sinais de desconexão
Durante a reunião, repare nos sinais físicos de dispersão: corpo enrijecido, respiração superficial, bocejos ou inquietação das mãos. Esses detalhes são chamados de “alertas de ausência”. Ao perceber esses sinais, movimente-se suavemente, ajuste a postura e respire fundo algumas vezes. Isso ajuda o corpo e a mente a retornarem ao momento presente.
Se sentir confiança, sugira aos demais uma breve pausa para alongamento ou respiração conjunta. Essas intervenções muitas vezes revitalizam todos os presentes.
5. Fechamento consciente: resumo e próximos passos
No fim da reunião, reserve um ou dois minutos para retomar os pontos principais debatidos e checar se todos compreenderam os próximos passos.
- Relembre: “O que definimos juntos agora?”
- Convide o grupo a compartilhar em uma frase como se sentem ao sair dali.
Fechar com consciência aumenta a satisfação do grupo e reforça o sentido de colaboração ativa.
Como implementar na rotina de trabalho
Para que a presença consciente vire um hábito, sugerimos trazer algumas práticas para o cotidiano, e não só para as reuniões. Pequenas ações diárias reforçam a capacidade de atenção plena ao longo de todo o expediente:
- Faça pausas curtas entre tarefas, nem que seja apenas para três respirações profundas.
- Proponha um momento de silêncio no início dos encontros mais longos.
- Estimule feedbacks sinceros sobre como está o clima das reuniões.
- Afaste objetos e dispositivos que causem distração durante as conversas.
Com o tempo, a equipe percebe os benefícios e a cultura da presença se dissemina naturalmente. E o melhor resultado é sentido também fora do trabalho, melhorando relações e o bem-estar geral.
A qualidade do encontro depende da qualidade da presença.
Conclusão
Aplicar práticas de presença consciente em reuniões gera um ciclo positivo: mais foco, mais escuta, menos dispersão e decisões mais alinhadas. Cada uma das cinco práticas apresentadas é um convite, simples, realizável e transformador.
Nossa experiência comprova: uma reunião com presença consciente não é apenas mais produtiva, é mais leve e significativa para todos os envolvidos. A transformação começa no pequeno gesto de escolher estar ali, de verdade, aqui e agora. E esse impacto se expande, trazendo mais equilíbrio, clareza e bem-estar, dentro e fora do ambiente de trabalho.
Perguntas frequentes
O que é presença consciente em reuniões?
Presença consciente em reuniões é o estado de atenção plena ao momento presente, aos conteúdos discutidos, às pessoas envolvidas e às próprias emoções durante o encontro. Trata-se de participar com intenção, evitando distrações internas e externas, para favorecer o entendimento e a colaboração entre todos.
Como praticar presença consciente no trabalho?
Praticamos presença consciente no trabalho criando pequenos rituais de preparação antes de reuniões, fazendo respirações profundas, evitando aparelhos eletrônicos durante conversas importantes e treinando a escuta sem interrupções. Também é útil propor pausas para reorientar o foco e pedir feedbacks constantes sobre o clima dos encontros.
Quais os benefícios da presença consciente?
A presença consciente traz benefícios como maior clareza nas decisões, redução de conflitos, aumento da escuta real e do respeito entre as pessoas, além de melhorar o clima organizacional. Ela estimula relações mais colaborativas e saudáveis, favorecendo resultados e o bem-estar do grupo.
Como evitar distrações durante reuniões online?
Para evitar distrações em reuniões online, sugerimos silenciar notificações, fechar abas desnecessárias, posicionar o celular longe do alcance e utilizar fones de ouvido para reduzir ruídos externos. Treinar pausas para respirar e retomar a atenção também é eficiente quando identificamos perda de foco.
Vale a pena aplicar mindfulness em reuniões?
Sim, vale muito a pena aplicar mindfulness em reuniões. Pequenas práticas de atenção plena favorecem um ambiente de escuta aberta, tomada de decisão mais clara, redução de ansiedade e construção de relações mais confiáveis. O resultado é sentido tanto nos processos quanto nos resultados dos encontros.
